就労継続支援B型の実地指導対策のポイントは？必要書類から実際の指摘事項まで解説

就労継続支援B型の実地指導とは？

就労継続支援B型の実地指導とは自治体（指定権者）の担当者が事業所を訪問して、利用者保護とサービス品質の確保に必要な助言・指導を行う行政指導です。

就労継続支援B型事業所だけでなくすべての障害福祉サービス事業所が対象で、書類・運営状況の確認や管理者・サービス管理責任者などへの質問も行われます。

実地指導の頻度は概ね3年に1度が基本です。

しかし、実地指導で要改善項目が見つかるなど事業所の運営に重大な問題がある場合には、毎年実地指導が行われるなど重点的に指導を受ける場合があります。

要改善項目が見つかった場合は速やかに改善することが大切です。

また、事業所を新規に開設した年度に必ず実地指導を行う方針の自治体もみられます。

実地指導の対象になった場合は、遅くとも1ヶ月前には自治体から文書で訪問日時が予告されます。

サービス提供など業務の都合で予告された日時での対応が難しい場合は、担当者と相談した上で日程変更も可能です。

ただし、自治体の判断によっては予告なしに実地指導が実施される場合があります。

実地指導中に重大な運営基準違反や報酬の不正請求が見つかった場合、あるいは運営にあたっての法令違反が疑われた場合は実地指導が中止され、その場で監査に切り替えられます。

監査の結果によっては命令や事業者指定の取消といった行政処分に至る事例もみられます。

報酬の算定要件を十分に確認した上で適正な請求業務を行い、事業所運営に必要な書類も整備しておくことが実地指導対策の基本です。

▼実地指導と監査の違い

	実地指導	監査
目的	事業所の運営状況の確認　報酬請求の適正化　事業所運営のレベルアップ	運営基準違反や報酬不正請求の事実確認 法令違反の是正
対象	すべての事業所	自治体が監査の必要ありと判断した事業所

就労継続支援B型の実地指導の必要書類は？

実地指導を受ける前に提出を求められる必要書類は、自治体により異なります。

運営状況の自主的なチェックを促す目的で、自己点検表（指導調書）の提出を求める自治体も多いです。

事前予告の際に指定された期日までに、必要書類を提出するようにしましょう。

例えば、東京都大田区の場合は以下の書類をあらかじめ提出します。

• 最新の勤務シフト表（事業所独自の書式で可）
• 運営規程
• 重要事項説明書のひな形
• 利用契約書のひな形（別紙がある場合は別紙も提出）
• 事業所の平面図
• 事業所のパンフレット

大阪府の場合は以下の書類が必要となります。

• 勤務予定（実績）（Excel様式あり）
• 従業者の体制一覧表
• 利用者一覧表
• 研修の実施実績及び実施計画について

また、実地指導当日には以下の書類をチェックされることが多いです。

• 虐待防止に関する研修計画書や実施・受講状況を確認できる書類
• 雇用契約書や出勤簿
• 受給者証の写し
• サービス提供実績記録票
• 支給決定障害者に対する通知の控え
• 就労継続支援B型計画（個別支援計画）
• モニタリング・アセスメントの記録
• 作業日誌
• 緊急時対応マニュアル
• 業務継続計画

実地指導で指摘が多い内容は？

東京都が令和2年度実績でまとめた、実地検査における文書指摘事項のワースト3は以下の通りでした(※)。

※実地指導を「実地検査」と呼ぶ自治体もあります。

第1位	利用者の人権の擁護、虐待の防止等のための必要な体制の整備等に不備がある
第2位	加算・減算等の算定が適切に行われていない
第3位	サービス提供の記録について利用者から確認を受けていない サービス提供の記録を作成していない

引用：東京都指導監査部指導第一課　障害福祉サービス検査担当「令和3年度指定障害福祉サービス事業者集団指導　実地検査で見受けられる事例等について」

ここでは自治体の資料をもとに、実地指導での指摘が多い内容と対策を紹介します。

人権擁護・虐待防止のための体制に不備がある

＜想定される指摘＞

1. 年1回以上、虐待防止委員会と身体拘束適正化検討委員会を開催していない
2. 虐待防止委員会と身体拘束適正化検討委員会の議事録が残っていない、または内容が不十分
3. 虐待防止委員会と身体拘束適正化検討委員会での検討結果を全職員に周知していない
4. 年1回以上、虐待防止と身体拘束適正化に関する研修を実施していない
5. 専任の虐待防止担当者を配置していない
6. やむを得ず身体拘束を行った場合に、利用者の心身の状況や身体拘束に至った理由の記録が不十分

＜対策＞

1. 虐待防止委員会と身体拘束適正化検討委員会を開催後、速やかに議事録を作成して全職員に周知する
2. 新規採用や人事異動の後にも、虐待防止と身体拘束適正化に関する研修を実施する
3. サービス管理責任者を虐待防止担当者として指名するルールを定めておく
4. 事業所として身体拘束のルール・手続きを明確化した上で全職員に周知する

利用者の人権を守るため令和4年4月から「虐待防止委員会」と「身体拘束等の適正化のための対策を検討する委員会(※)」の開催と、全職員に対する委員会での検討結果の周知が義務化されました。

したがって、人権擁護や虐待防止に関する体制が不十分だと実地指導での指摘対象となります。

身体拘束等の適正化対策が不十分だと身体拘束廃止未実施減算の対象となり、過誤調整が求められる点にもご注意ください。

なお、虐待防止委員会と身体拘束適正化検討委員会を一体的に実施しても差し支えありません。

※「身体拘束適正化検討委員会」と呼ぶ場合もあります。

加算・減算の算定が適切に行われていない

＜想定される指摘と対策＞

1.欠席時対応加算の要件を満たしていない

欠席時対応加算とは、就労継続支援B型の利用を中止した日に利用者本人や家族へ相談援助を実施した際に、月4回まで算定できる加算です。

ただし、利用予定日の前々日より前にキャンセル連絡を受けた場合や、キャンセル料を収受した場合には欠席時対応加算を算定できないのでご注意ください。

また、欠席連絡を受けた時の利用者の状況や相談援助の内容を記録した上で、次回の来所日に内容確認と押印をお願いするようにしましょう。

2.福祉専門職員配置等加算の要件を満たしていない

福祉専門職員配置等加算とは、常勤の直接処遇職員として社会福祉士または介護福祉士・作業療法士・精神保健福祉士・公認心理士の資格を持つ職員（有資格者）を一定以上の割合で配置した場合に算定できる加算です。

▼加算要件

福祉専門職員配置等加算(Ⅰ)	常勤の有資格者の割合が35％以上
福祉専門職員配置等加算(Ⅱ)	常勤の有資格者の割合が25％以上
福祉専門職員配置等加算(Ⅲ)	勤続3年以上の常勤職員が30％以上、または常勤換算で計算した生活支援員・職業指導員のうち75％以上が常勤職員

退職等で有資格者・常勤職員数の要件を満たさなくなったにもかかわらず算定を続けたために、実地指導で指摘を受け過誤調整を求められる事例がみられます。

あわせて、福祉専門職員配置等加算を算定する場合は、有資格者・常勤職員の資格登録証の写しや実務経験証明書が必要です。

書類に不備があると加算要件を満たさないと判断されるため、入職の時点で職員から必要書類を提出してもらうようにしましょう。

3.食事提供体制加算の誤算定

食事提供体制加算とは、低所得など一定の条件を満たす利用者に対し、事業所内の調理室で調理した食事を提供した場合に算定できる加算です。

行事等で外出した場合の外食費については、食事提供体制加算は算定できません。

出前や市販の弁当を提供したり、献立の一部を事業所外で調理したりした場合にも算定対象外となるのでご注意ください。

ただし、事業所外で調理した食事を急速冷凍・真空パックした場合は、衛生上適切な措置がなされている条件で食事提供体制加算の算定が認められます。

4.送迎加算の誤算定

サービス提供記録・個別支援計画や請求実績を確認した結果、利用者が送迎を利用していない日にも送迎加算を算定したことが判明し、過誤調整を求められる事例もみられます。

事業所を利用した日であっても、家族の送迎や移動支援の利用などで送迎サービスを利用しない場面も想定されるため、送り・迎えの状況についてもサービス提供記録に記載しておくのが誤算定を防ぐポイントです。

5.定員超過利用減算を適用しなかった

利用者台帳やサービス提供実績記録表などの書類を確認した結果、定員を超えて利用者を受け入れていることが判明する事例がみられます。

1日あたりの利用定員を超過した場合だけでなく、過去3ヶ月間の平均利用者数が定員を上回っている場合も定員超過利用減算が適用されるので注意が必要です。

定員を超えて利用者を受け入れる状況が常態化している場合は、運営規程の定員変更を検討しましょう。

6.サービス管理責任者欠如減算を適用しなかった

サービス管理責任者が退職した場合、退職日の翌月末日までに後任者を配置しないとサービス管理責任者欠如減算が適用されます。

減算が適用されてから5ヶ月以上連続でサービス管理責任者が配置されないと、減算割合が大きくなるだけでなく、後述の個別支援計画未作成減算も同時適用される可能性が高まります。

さらに、人員基準違反として監査に移行するリスクが高まるので要注意です。

近年では介護福祉の人材不足が深刻化しており、サービス管理責任者の採用に困難をきたす事例もみられます。

実務経験を満たす職員にサービス管理責任者等研修を積極的に受講させるなど、サービス管理責任者の欠如期間が生じないよう対策を講じておくことが重要です。

7.個別支援計画未作成減算を適用しなかった

個別支援計画を作成しないままサービス提供を行ったり、6ヶ月以内に1度以上モニタリング・アセスメントを実施しなかったりした場合に、個別支援計画未作成減算が適用されます。

個別支援計画の作成に関する業務をサービス管理責任者以外の職員が実施した場合も同様です。

個別支援計画とサービス提供記録の内容とが矛盾していたり、モニタリング・アセスメントの記録が残っていなかったりした場合にも個別支援計画未作成減算が適用される場合があります。

そのため、個別支援計画に関する業務記録を明確化しておくことも実地指導対策のポイントです。

サービス提供の記録に不備がある

＜想定される指摘＞

1. サービス提供記録を作成していない
2. サービス提供記録を作成しているが、内容が薄く支援内容を具体的に確認できない
3. サービス提供記録が鉛筆で書かれている
4. 利用者に毎回、サービス提供記録の確認を受けていない(まとめて確認を受けている)
5. 個別支援計画やケース記録・作業日誌の内容との矛盾が見つかった

＜対策＞

サービス提供記録が作成されていないと、利用者へのサービス提供状況を把握できないだけでなく、根拠なく報酬を請求していると判断されます。

記録内容が単なる行動記録にとどまるなど、支援内容を具体的に確認できない場合も同様です。

サービス提供記録を鉛筆など消せる筆記用具で作成すると、内容の改ざんを疑われる原因につながるのでご注意ください。

サービス提供記録は「利用者が生活した証」となる点も意識した上で、利用者の心身の状況はもちろん支援内容・目標の達成状況などを具体的に記載するようにしましょう。

個別支援計画やケース記録・作業日誌の内容とサービス提供記録の内容が一致しているかを確認することも大切です。

なお、サービス提供記録に関連するすべての記録は作成日から5年間保存しておく必要があります。

その他の注意点

実地指導の中で、書類の内容や人員配置・運営状況に関する指摘を受ける事例もみられます。

指摘事項が多いと指定基準違反を懸念され、監査に移行するリスクが高まるので注意が必要です。

ここで紹介する注意点も踏まえて、日頃から適正な事業所を運営して実地指導対策につなげることが大切です。

書類

＜個別支援計画＞

• サービス管理責任者以外の職員が個別支援計画を作成した
• アセスメントを実施していない
• 個別支援計画の内容を利用者・家族に説明して、書面での同意を得ていない
• 個別支援計画と実際の支援内容との間に矛盾がある
• 個別支援計画の作成日から6ヶ月以内にモニタリングが実施されていない

個別支援計画を作成しても、支援内容に反映されていなければ利用者への適切なサービス提供につながりません。

事業所内でサービス担当者会議を開催して、個別支援計画を周知徹底することが重要です。

支援の経過を明らかにするため、必ず議事録を作成しておきましょう。

＜重要事項説明書＞

• 重要事項説明書に記載されたサービス利用料金や職員体制が、運営規程と異なる
• 苦情解決の体制・手順や苦情相談窓口が重要事項説明書に明記されていない
• 重要事項説明書の作成にあたり、利用者の障害特性に応じた配慮がなされていない
• 最新の、第三者評価の実施状況が記載されていない

苦情相談窓口については、事業所の所在地・利用者の住所地両方の記載が必要です。

サービス利用料金・職員体制や第三者評価の実施状況のように、修正が想定される部分をわかりやすくしておくと正確に重要事項説明書を作成できます。

利用者の自己決定を尊重し、かつ障害者への合理的配慮の面から、重要事項説明書の文字を拡大したりルビを振ったりするなどの工夫も必要です。

＜利用契約書＞

• 運営法人名でなく、事業所名や管理者名で契約を締結している
• 契約書の事業者印が法人代表印ではない
• 契約期間が、受給者証に記載された支給決定期間より長く設定されている

就労継続支援B型の利用契約は、事業所の運営母体となる法人と利用者との間で締結します。

そのため、事業所名・管理者名で契約を結ぶと責任の所在が不明確となるのでご注意ください。

また、契約期間は受給者証の支給決定期間の範囲内で設定しますが、受給期間が更新された場合に契約期間も自動更新する条項を入れても問題ありません。

＜受給者証＞

• 受給者証に契約内容を記載していない
• 受給者証に記載した事項を自治体（指定権者）に報告していない

利用契約を締結したら、受給者証に以下の内容をもれなく記載します。

記載後、受給者証のコピーを忘れないようご注意ください。

• 法人の名称
• 事業所の名称
• サービスの内容
• 契約支給量
• 契約日など

また、受給者証に記載した内容は「契約内容報告書」として契約後1ヶ月以内を目安に自治体へ提出する必要があります。

人員配置

＜サービス管理責任者＞

• サービス管理責任者が交代した後も変更届を提出していなかった
• 常勤のサービス管理責任者を配置していなかった
• サービス管理責任者等研修(更新研修)の受講を忘れ、研修要件を満たさなくなった

退職や人事異動でサービス管理責任者を交代した場合は、交代後10日以内に自治体へ変更届の提出が必要です。

変更届を提出しないまま後任者が個別支援計画を作成すると、個別支援計画未作成減算が適用されるのでご注意ください。

就労継続支援B型事業所では最低1名以上の常勤のサービス管理責任者を配置する必要があります。

「常勤換算で1名」ではない点に注意が必要です。

また、サービス管理責任者等研修（更新研修）を5年に1度受講しないと、サービス管理責任者としての資格が停止します。

人員基準違反につながる事態となるため、研修受講状況を管理することが重要です。

＜職員＞

• 常勤換算による職員の配置数が人員基準を満たしていない
• 職業指導員または生活支援員のどちらか1人以上が常勤でなかった
• 退職者など架空の人物を勤務表に記載して、人員基準を満たすように装っていた

職業指導員または生活支援員のうち1名以上は、常勤かつ専従である必要があります。
常勤職員を1名以上配置すれば、他の職員は常勤換算方式で人員基準を満たせば問題ありませんが、利用定員と従業者（職業指導員や生活支援員）の割合が10対1または7.5対1となるとうに配置する必要があります。

配置基準を満たさないと、報酬の不正請求事案になるのでご注意ください。

運営

＜工賃＞

• 本年度の目標工賃と前年度の工賃実績を利用者に通知していない
• 工賃の目標水準を設定していない
• 工賃規程が未作成である
• 工賃未払いが見つかった
• 自立支援給付費（障害福祉サービス報酬）から工賃を支払っている

利用者には、生産活動に係る事業の収入から必要経費を控除した金額に相当する額を工賃として支払う必要があります。

あわせて、生産活動の収益部分は工賃として再分配するルールも定められています。

利用者の能力によって工賃に差を付けることは可能ですが、評価基準の明確化が必須です。

＜施設外就労／施設外支援＞

• 個別支援計画に施設外就労・施設外支援を組み込んでいない
• 運営規程に、施設外就労・施設外支援の提供について記載していない
• 施設外支援に関する日報を作成していない
• 就労先の企業と、施設外就労に関する契約を締結していない
• 毎月の報酬請求とあわせて、施設外就労の実績を提出していない

事業所として就労能力・工賃の向上や一般就労への移行に有効だと判断した場合は、施設外就労・施設外支援の提供も可能です。

しかし、支援の必要性や利用者にもたらされるメリットについて個別支援計画に明記しておく必要があります。

施設外支援を提供できる日数は年間180日以内であることにも留意しておきましょう。

＜費用＞

• 運営規程に記載のないサービス利用料金を徴収している
• 利用者の意に反して、日用品代・行事参加費・送迎費用を徴収している
• 食事代の利用者負担額が不適切である
• 本来、利用者が負担すべき費用を事業所が負担している

利用者の希望によって日用品の購入や行事参加・送迎を希望した場合には実費の徴収が可能ですが、金額やメニューについては運営規程に明記しておく必要があります。

ただし、利用者の意向に反した実費徴収は認められません。

食事代についても、徴収できるのは材料費や調理に係る実費に限られます。

また、利用者が負担すべき金額を事業所が肩代わりすると利益供与にあたるのでご注意ください。

＜会計＞

• 事業所ごと・サービスごとに会計が区分されていない
• 事業所内で、福祉会計と就労支援事業会計（生産活動に係る会計）が区分されていない

光熱水費や賃料など会計の区分が難しい経費については、定員や面積などで按分して区分すれば問題ありません。

なお、厚生労働省では「就労支援事業会計の運用ガイドライン」を公開しています。

適切な会計処理を行うための参考にしてください。

必要に応じて税理士・公認会計士を活用するのも一つの方法です。

参考：「就労支援事業会計の運用ガイドライン」（厚生労働省）

＜個人情報の取扱い＞

• 利用者と家族の個人情報の提供について、書面で同意を得ていない
• 個人情報の提供範囲が不明確である
• 個人情報提供同意書の、日付・氏名・印鑑の漏れが見つかった
• 個人情報保護の取り組みが不十分である

他の障害福祉サービス事業所や相談支援事業所・医療機関などに利用者・家族の個人情報を提供する際は、書面での同意が必須です。

近年ではホームページやSNSなどに利用者の写真を掲載する事業所が増えているため、写真の取扱いについても事前の同意を得ておくとよいでしょう。

個人情報の漏洩を防止するため、ファイルなどの紙媒体は施錠可能な場所に保管するようにしましょう。

＜通知・掲示＞

• 法定代理受領で支給を受けた給付費の金額を利用者に通知していない
• 運営規程の概要やサービスに関連する重要事項を見やすい場所に掲示していない
• 処遇改善加算を算定しているのに、賃金改善を行う方法を職員に通知していない

運営基準では、事業所内の見やすい場所に以下の内容の掲示を義務づけています。

誰でも自由に確認できる状況であれば、ファイリングしてもかまいません。

• 最新の運営規程
• 事故発生時の対応方法
• 個人情報保護規定
• 苦情相談窓口
• 苦情解決の体制や手順
• 重要事項説明書
• 従業員の勤務体制
• 協力医療機関（重要事項説明書に記載があれば省略可）

あわせて、法定代理受領で支給を受けた給付費に関する情報もすべての利用者に通知する必要があります。

就労継続支援B 型が実地指導を乗り切るカギは業務のマニュアル化

サービス提供記録や個別支援計画など利用者の支援に関する書類は、日々の業務を行った証拠として機能します。

人員基準・運営基準の遵守や適正な報酬請求の実施も、事業所を持続的に経営していくためには重要です。

したがって、日頃からルールを守って事業所を運営することが実地指導対策につながります。

業務をマニュアル化したりチェックリストを活用したりして、業務の抜け・漏れを防ぐのが適切な運営にあたって

のポイントです。

ミライクスの就労継続支援B型実践講座なら、現役で30以上もの事業所を運営する法人代表者や介護福祉分野に強みを持つ行政書士などのエキスパートから生の情報提供を受けられます。

実際の業務で使用している事業運営マニュアルも提供、研修を通じて経営者仲間との絆も深まるのも魅力です。

ご興味のある方は、無料セミナーをご受講ください。