放課後等デイサービスの実地指導で確認されるポイントは？必要書類や対策を紹介！

放課後等デイサービスの実地指導とは

放課後等デイサービスの実地指導とは、サービスの質の確保と報酬請求の適正さを確保する目的でサービスの提供状況や事業所の運営状況について調査し、助言指導を行う取り組みです。

実地指導は自治体の担当職員が2～4名前後で事業所を訪問し、半日から1日ほどかけて実施されます。

実地指導の頻度は3年に1度が目安ですが、緊急性が高いと判断された場合には抜き打ちで訪問される場合もあります。

実地指導中に重大な運営基準違反や不正請求の疑いが見つかった発見された場合は、その場で監査に移行する事例もみられるので注意が必要です。

ここでは、実地指導の目的や種類、監査との違いについて解説していきます。

実地指導の目的

実地指導の目的は、放課後等デイサービス事業所が人員基準・設備基準・運営基準や関係する法令・条例に基づいて適正に運営されているかの確認です。

障害児通所給付費（報酬）が適正に請求されているかどうかも、実地指導の中で確認されます。

実地指導では、事前提出を求められる「指導調書」の中でチェック項目が明示されているのが特徴です。

実地指導を通じて運営上の解釈について自治体と相互理解を図れることは、事業所にとってのメリットといえるでしょう。

あわせて、改善が必要な項目について個別指導も受けられるので、健全な事業所運営を目指すチャンスにもつながります。

なお、実地指導は、国の「指定障害児通所支援等事業者等指導指針」や自治体ごとの「障害福祉サービス事業者等指導実施要綱（※）」の内容を根拠として実施されます。

※自治体によって若干名称が異なる場合があります。

実地指導の種類

実地指導は事業所に担当者が訪問して実施する一般指導・随時指導と、複数の事業所が会場に集まって講習会形式で実施する集団指導に分かれています。

それぞれの特徴を紹介します。

一般指導

すべての事業所を対象に、3年に1度を目安に実施される指導です。

遅くとも実施日の2週間～1ヶ月前には日程の通知が届き、指導調書や運営規程などの事前提出も求められます。

随時指導

利用者からの苦情や関係機関からの情報提供をきっかけに、不定期に実施される指導です。

事実確認を適切に行う目的で、実地指導の当日に通知される場合や抜き打ち訪問の形で実施される場合があります。

一般指導で指摘を受けた事項が改善されているかを確認する目的で、翌年度に随時指導が実施される場合もあります。

集団指導

すべての事業所を対象に、関係法令・制度への理解を深めるために講習会形式で実施される指導です。

事業所の担当者が会場に出向くのが主流ですが、近年ではオンラインで開催する自治体もみられます。

ただし、集団指導を欠席すると一般の実地指導に切り替わる場合があるのでご注意ください。

実地指導と監査の違い

実地指導はサービス品質の向上と報酬請求の適正化を目的としていますが、監査は人員基準・運営基準違反や報酬の不正請求の有無を確認した上で適切な措置をとる目的という違いがみられます。

言い換えると、実地指導は事業所の運営支援を前提としているのに対し、監査は不正行為の摘発を念頭に置いた手続きです。

実地指導

実地指導はすべての事業所が対象で、基本的に1日で完了します。

結果は書面で通知され、指摘事項があった場合でも期限内に改善されれば行政処分の対象とはなりません。

不適正な報酬算定が見つかった場合は、過誤調整や報酬の自主返還について指導されます。

ただし、度重なる指導にもかかわらず指摘事項への改善がみられない場合には監査の対象となります。

監査

一方、監査は利用者への虐待行為や報酬の不正請求、重大な人員基準・運営基準違反が疑われる事業所が対象です。

実地指導中でも、監査が必要だと判断された場合にはその場で監査に移行します。

帳簿・書類の精査や関係者への聞き取り調査が徹底して実施されるため、監査は長期間にわたることが多いようです。

監査の結果、改善が必要と判断された事項については改善勧告が出されますが、期限内に改善されないと行政処分として改善命令が出されます。

また、事業者指定の取消事由に該当すると判断された場合には、以下のような行政処分を受けることになります。

万が一行政処分の対象となった場合は、事業所の運営に大きな支障をきたすだけでなく、事業所名・法人名が公表され社会的信用も失うことになります。

したがって、児童福祉法や放課後等デイサービスガイドラインを遵守することはもちろん、自治体の指導監査要領などを十分に確認した上で普段から適正な運営を行う意識が重要です。

放課後等デイサービスの実地指導で確認されるポイント

放課後等デイサービスの実地指導では人員基準・設備基準・運営基準に沿って、主に以下のポイントを確認されます。

1. 書類（記録）
2. 人員配置
3. サービスの質と提供体制
4. 職員の労働環境

チェックポイントは、実地指導の通知と一緒に届けられる指導調書（自己点検表）に明記されています。

一部の書類は実地指導の前に提出を求められるため、定められた期限までに指導調書とあわせて提出するようにしましょう。

また、書類やサービス提供体制などについて担当者から質問される場合があるため、管理者や児童発達支援管理責任者・事務職員は必ず実地指導に出席するようにします。

実地指導で確認されるポイントについて簡単に説明します。

書類（記録）

実地指導での最大のチェックポイントは、書類や各種記録です。

事前に提出した指導調書（自己点検表）をはじめ、個別支援計画や利用者に関する情報（フェイスシート）など、事業所の運営や利用者の支援に関する書類はすべてチェックされます。

特に、サービス提供実績記録票やサービス提供記録（日報）は報酬算定の資料となるため、サービス提供の都度作成するようにします。

数日分をまとめて作成したり、内容を改ざんしたりしないようご注意ください。

2023（令和5）年4月からは、送迎や事業所外活動で自動車を運行する際に、乗車した利用者（児童）の所在確認が義務化されました。

それに伴い、自動車の運行状況や利用者の所在を確認したことがわかる書類も作成する必要があります。

また、3列以上の座席を装着した自動車を運行する場合は、安全装置の使い方がわかる書類の作成も必要です。

各種書類・記録の記載事項に抜け・漏れがないか、利用者の署名が必要な書類については署名もれがないかどうかも日頃からチェックしておくことが大切です。

人員配置

人員配置も、放課後等デイサービスの実地指導では重要なチェックポイントです。

適切なサービス提供はもちろん、報酬の加算・減算要件にも関連するため、有資格者の配置状況や管理者の兼務状況は必ずチェックされます。

児童指導員等加配加算など常勤換算で人数計算をする場合は「従業者等の勤務態勢及び勤務形態一覧表」をもとに、計算が正しいかどうかもチェックされます。

児童発達支援管理責任者については管理者との兼務が認められていますが、事業所の管理業務に支障を来していないかどうかもチェック対象です。

また、児童指導員・保育士は定員に応じて最低2名以上の配置が求められており、うち1名は常勤である必要があります。

常勤以外のスタッフの雇用形態は問われませんが、サービス提供時間内の一部でも配置すべき人数を下回ると人員基準違反となるだけでなく、サービス提供職員欠如減算の対象にもなるのでご注意ください。

放課後等デイサービスの人員配置については、こちらの記事をご覧ください。

サービスの質と提供体制

サービスの質や提供体制については書類だけでなく、担当者が事業所内を見学した上でチェックされます。

個別療育・集団療育を適切に実施しているか、利用者への虐待や身体拘束の有無などもチェック対象です。

あわせて、事業所の現状が設備基準を満たしているかも、事業者指定を受ける際の書類と照らし合わせながらチェックされます。

身体拘束や利用者の行動制限を避けるために、身体拘束等の適正化のための指針の整備と職員への研修も必須です。

やむを得ず身体拘束を行った場合には、心身の状態や身体を拘束した時間などを書面化しておく必要があります。

職員への研修記録を含め、必要書類が整備されていないと身体拘束廃止未実施減算の対象となるので注意が必要です。

また、事業所として虐待を防ぐ体制を整備している証として、虐待防止対策委員会の議事録や職員への研修記録を作成しておく必要もあります。

職員の労働環境

前述した人員配置とあわせて、職員の勤務時間や勤務体制などの労働環境も実地指導ではチェックポイントの一つです。

放課後等デイサービスでは勤務体制が指定されている職種もあるため、常勤・非常勤や専従・兼務といった勤務区分もチェックされます。

別の事業所と掛け持ちで勤務している職員の場合、事業所内で担当する職種が1個であれば専従扱いとなる点にご注意ください。

実地指導では職員の労働日時も確認される場合があるため、タイムカードや休暇管理簿で日頃から勤務状況を管理しておく必要があります。

「従業者等の勤務体制及び勤務勤務形態一覧表」と勤務シフト表の内容が一致しているかの確認も重要です。

処遇改善加算を算定している事業所の場合は就業規則や賃金規程を整備した上で、処遇改善計画とともに全職員に内容を周知する必要があります。

また、児童指導員になる資格の有無は事業所が履歴書・職務経歴書や実務経験証明書の内容をもとに判断します。

書面で実務経験が確認できない場合は児童指導員として任命されていない取り扱いとなります。

児童指導員等配置加算の対象外になったり、サービス提供職員欠如減算を受けたりするリスクもあるので、入職の段階で児童指導員の職務経歴を慎重に確認することが重要です。

放課後等デイサービスの実地指導で確認される書類

放課後等デイサービスの実地指導では、書類ベースで事業所の運営状況や報酬の請求状況を確認されるため、書類や記録類の提示が必須です。

実地指導では前年度分から直近の実績までの書類が確認対象ですが、状況によっては前年度より前の書類提示が求められる場合があります。

実地指導をスムーズに受けるために、当日は過去5年分の書類を参照できるよう準備しておきましょう。

ただし、電子データで保管している書類・記録については画面上で確認できる状態であればプリントアウトする必要はありません。

ここでは、実地指導時に提示が求められる主な書類を紹介します。

なお、自治体や実地指導の内容・進行によってはここで紹介した以外の書類の提示が求められる場合があります。

必要な書類の詳細は、実地指導の通知文や自治体（指定権者）のホームページでご確認ください。

事前に提出する書類

事前に提出する書類については、自治体が定める期限までに提出します。

※1　「船橋市指定障害福祉サービス事業者等実地指導について」（船橋市）
※2　「大津市指定障害児通所支援事業所　実地指導事前資料」（大津市）
※3　「実地指導時準備書類一覧」（京都市）

実地指導の当日に提示を求められる書類

実地指導当日に提出を求められるのは、以下の5種類の書類です。

実地指導で準備する書類は多岐にわたりますが、記載内容が不十分だったり不備が多かったりすると改善が必要な事項として指摘される可能性があります。

実地指導の有無にかかわらず、日頃から必要書類を整備しておくことが適切に事業所を運営するためのポイントです。

（1）職員の勤務状況がわかる書類

• タイムカードや出勤簿
• 有給休暇管理簿
• シフト表
• 雇用契約書
• 労働者名簿
• 履歴書
• 資格者証の写し
• 賃金台帳
• 時間外労働・休日労働に関する協定書（36協定書）
• 健康診断の結果

（2）報酬の請求状況がわかる書類

• 給付費請求書
• 給付費明細書
• 利用者負担額上限額管理結果票

（3）サービスの提供状況を確認する書類

• 契約手続きに関する書類（契約書・重要事項説明書・個人情報に関する取扱同意書）
• 受給者証の写し
• 個別支援計画
• サービス提供記録（日報）
• サービス提供実績記録票
• 請求書・領収書の控え
• 利用者一覧表

（4）事業所運営に関連するマニュアル・記録類

• 身体拘束の適正化のための方針
• 緊急時対応マニュアル
• 業務継続計画（BCP）
• 苦情対応マニュアル
• 個人情報保護規定
• 委員会や研修・訓練の記録
• 苦情に関する記録
• 事故発生時の対応記録
• 虐待・身体拘束等に関する記録

（5）送迎等で自動車を使用する場合に必要な書類

• 運転日誌
• 利用者の点呼記録
• 安全装置の操作マニュアル（3列以上の座席を備えた自動車を使用する場合）

放課後等デイサービスの実地指導で実際にあった指摘内容

引き続き、過去の放課後等デイサービスの実地指導で指摘された内容を紹介します。

実際にあった指摘内容を踏まえて、運営状況の確認と実地指導の対策につなげましょう。

書類（記録）に関する指摘

介護保険サービス用のひな形や古い書式を使い回した結果、契約書や重要事項説明書の文言に誤りが見つかり、実地指導の指摘事項になった事例がみられます。

保護者名ではなく利用者（児童）本人の氏名で契約している事例も少なくありません。

また、個別支援計画やサービス提供記録が不十分なために専門的支援加算の対象外となったり通所支援計画未作成減算を受けたりする事例などもみられます。

人員配置に関する指摘

人員配置はサービスの品質確保はもちろん、加算・減算の判断に関する指摘を受けやすい事項です。

児童発達支援管理責任者の変更忘れや児童指導員・保育士の不足といった指摘を受けると大幅な減算を余儀なくされ、事業所の経営に支障を来す恐れがあるので注意しましょう。

運営に関する指摘

運営上の不備として指摘されやすい点についても紹介します。

放課後等デイサービスの実地指導対策には業務のマニュアル化が重要

放課後等デイサービス事業所の運営では、数年に1度必ず実地指導を受けることになります。

仮に運営上の問題点が見つかった場合は、結果通知書の記載内容に基づいて改善して自治体（指定権者）に報告すれば指導手続きは完了します。

報酬請求上の不備についても、過誤調整を行えば正当な請求内容に修正できます。

しかし、報酬の不正請求が疑われたり運営基準・人員基準・設備基準に重大な違反が見つかったりすると監査対象となり、最悪の場合は事業者指定が取り消される恐れがあるので要注意です。

各種法令を遵守し、利用者に質の高いサービス提供を続けていくためには業務のマニュアル化が効果を発揮します。

マニュアルで業務を見える化することで、職員の教育コストを削減しながらも業務品質の向上や各種作業の効率化にもつながるでしょう。

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